Ya sea que estés ocupando un cargo comercial, técnico o administrativo, es sumamente importante que cuentes con la capacidad de comunicarte y transmitir información de manera efectiva. Esto aplica tanto para clientes internos al momento de presentar ideas o promocionar tu trabajo, así como también para clientes externos a la hora de vender un producto/proyecto o de conseguir avanzar a una siguiente etapa.
En el presente articulo, compartiré una recopilación de técnicas que fui adoptando a lo largo de los últimos 5 años de realizar presentaciones a clientes, ya sea en vivo, como mayormente (pandemia de por medio) de manera remota.
Las técnicas mencionadas anteriormente, surgen de la observación, análisis y experiencia personal a la hora de realizar y atender presentaciones, y para este último caso, analizar qué me hubiese gustado ver desde el lado del espectador. Cabe aclarar que varios de los siguientes puntos son subjetivos y están sujetos al gusto personal.
La gente olvidará lo que dijiste , olvidará lo que hiciste, pero nunca olvidará cómo la hiciste sentir
Maya Angelou
Qué busco decir con la frase citada anteriormente? El foco de este tipo de presentaciones no estará en compartir contenido por el simple hecho de intentar entregar la mayor cantidad de información posible en el lapso de tiempo estipulado, sino por el contrario, -por más cursi que pueda sonar-, en generar sensaciones, y en consecuencia, que el espectador se lleve un mensaje que perdure en su memoria luego del encuentro.
El multitasking es tu peor enemigo: Dada la posibilidad, hoy más grande que nunca, de que tu audiencia se encuentre trabajando de manera remota al atender una reunión, aparece el factor “multitasking”: todo aquello que no logre captar el interés del espectador de manera inmediata, desviará su atención a WhatsApp , Outlook, o a la primera pestaña de Google Chrome que tenga a disposición. No siempre esto último es posible de evitar, sin embargo, a continuación compartiré una lista de tips para, a pesar de ello, lograr transmitir a través de tu presentación la idea central y aumentar la probabilidad de llevar tus próximos pasos a la acción.
Los 10 mandamientos para realizar una presentación de alto impacto (+ 3 de Bonus Track 🤓)
- Crea tus propios slides.
Crea una presentación que, mas allá del diseño, se adapte a tu estilo de presentar. El primer error en el que uno se ve tentado a caer es el de reutilizar slides de otra persona que haya presentado el mismo contenido anteriormente. Esto no quiere decir que la presentación que otra persona haya realizado necesariamente sea mala, pero lo que sí puedo garantizar, es que esa persona la realizó conforme a su estilo propio de presentar, y con una historia en mente que muy dificilmente consigas replicar a menos que hayas presenciado su exposición unas 5 veces (lo cual, en la mayoria de los casos no sucede).
Te invito a reutilizar algunos slides si crees que ellos son relevantes, no obstante, voy a remarcar la necesidad de que estos sean incluidos dentro de una historia y un estilo que se adapte a tu personalidad.
- Cuenta una historia.
Un momento… Esto significa que debería comenzar mis presentaciones con “Érase una vez…”? 🤨
No! Bueno, no literalmente. Pero si deberia seguir una estructura similar: (breve) Introducción, nudo y desenlace.
Una nota especial en relación la introducción: este punto suele estar presente en la mayoría de presentaciones corporativas, donde se habla de la trayectoria, la cantidad de clientes con los que se cuenta, lo prestigiosas que son, etc. A un cliente si bien le interesa contar con un proveedor confiable, poco le atrae escuchar sobre esto un 30% del tiempo de la presentación, y es muy factible que en este punto comience con el multitasking luego de unos pocos minutos. Si bien es válido mencionar brevemente algo sobre el presentador/la compañia a la que se representa, esta introducción debería estar enfocada principalmente en dar contexto sobre el tema principal que se abordará.
La presentación debe seguir un hilo que atrape al espectador, con especial foco en el tema de interés o problema/situación que se desea resolver, y finalizar con la resolución propuesta, o bien una conclusión y próximos pasos, si es que aplica.
- Las analogias son tu mejor aliado
Estás introduciendo un nuevo concepto a tu audiencia? En lugar de describirlo de manera técnica en un primer momento, un buen recurso es explicarlo a través de una analogía, para posteriormente dar su explicación formal.
Un ejemplo de esto sobre “Cloud Computing”:
Imagina que el Cloud Computing es como el consumo eléctrico en tu casa: en lugar de contar con un generador propio y ocuparte de su mantenimiento, accedes a la red eléctrica en modalidad de servicio. Puedes apagar y encender las luces a través de un interruptor según tus necesidades y se te cobrará solamente por el consumo realizado.
- Utiliza slides oscuros.
Cuando creas una nueva presentación, el slide por defecto es un fondo blanco sobre el que se comienza a insertar imágenes, texto, etc. La idea detrás de utilizar diapositivas oscuras, -aunque no tan revolucionaria- sigue el mismo concepto que planteó Steve Jobs con el lanzamiento del iPod. Hasta ese momento, todos los auriculares que las marcas fabricaban eran de color negro. Por el contrario, Apple lanzó su nueva linea de productos acompañados de auriculares de color blanco. Esto hacía que la marca sea facilmente identificable, y las personas al ver a alguien utilizando auriculares blancos, lo primero que pensaban era que tenía un iPod. Esto se ve claramente en su famoso comercial, donde destacan solamente los auriculares a través de su color.
- Al utilizar slides oscuros, ayuda en principio a romper con un patrón, salir de lo que las personas están acostumbradas a visualizar la mayor parte del tiempo.
- Por otro lado, al realizar tus presentaciones siguiendo el mismo estilo, conseguirás diferenciarte en ese aspecto, construyendo parte de tu marca personal, y ellas serán facilmente identificables por otras personas incluso cuando no estés presentando.
- Por último, y no menos importante, ayuda a reducir la fatiga visual, sobre todo al asistir una presentación de manera remota. No es agradable que el brillo de la pantalla al realizar transiciones quite el foco sobre el contenido.
- Enciende la cámara web [presentaciones remotas]
Si estás realizando una presentación de manera remota, es importante que te dejes ver a través de una cámara web. Al presentar sólo a través de tu voz, se pierden muchas expresiones faciales, y en consecuencia, la percepción final de la audicencia no consigue ser la misma que activando la cámara.
Al mismo tiempo, el hecho de activar la cámara puede que motive a algunas personas de la audiencia la enciendan también (muy probable en grupos reducidos, pero más dificil en audiencias grandes). Esto es muy importante, dado que de esta manera también consigues tener un feedback instantáneo de cómo estás llevando la presentación: si hay interés o están realizando multitasking (y por ende se debe buscar la forma de atraer su atención), si parecen confundidos, si hay risas luego de una broma, etc.
- Incorporar animaciones y/o movimiento
Si vas a estar hablando un tiempo considerable sobre un mismo slide, es importante que haya algo de movimiento para no perder la atención de la audiencia. En presentaciones presenciales esto es sencillo de sobrellevar, pues el dinamismo está dado a través del lenguaje corporal, y la vista no se concentra siempre en una diapositiva. Pero en las presentaciones remotas, el foco está en la diapositiva que se está compartiendo en el 80% del espacio de pantalla. Para aportar dinamismo, algunos recursos muy útiles que podes utilizar son:
- Escribir en pantalla remarcando ciertos puntos, o realizando anotaciones de palabras clave. PowerPoint ofrece esta funcionalidad de manera nativa. Te podes ayudar del mouse, así como también de una tableta gráfica para realizarlo de una manera más profesional y precisa.
- Incluir alguna animación simple de manera que los items o imágenes aparezcan de manera progresiva, a medida que se explique cada uno de ellos.
- Si contás con una tableta gráfica y podes realizar una explicación enteramente a través de un whiteboarding en lugar de diapositivas, mejor aún!
- Evita el DocuPoint
Las diapositivas sirven de apoyo visual, no de manual de instrucciones. Por ende, es fundamental no incluir parrafos de texto, o una cantidad excesiva de items. Al realizar esto, la audiencia no sabe donde dirigir la vista y/o se adelanta a leer contenido antes de que vos llegues a explicarlo. Adicionalmente, es muy poca la cantidad de información que se retiene luego de pasar a la diapositiva siguiente. Entonces, con qué fin se colocaría tanta información en una sola diapositiva, conociendo todas estas desventajas? 🤔
Entiendo que en algunas ocasiones, una presentación que se realiza en vivo se envía posteriormente a la audiencia de manera digital, por eso se desea incluir toda la información necesaria de manera que esta sirva como material de consulta. ❌ Error! : Los slides que serán presentados, pueden ser acompañados por un documento o material de consulta (otra presentación) que se enviará de manera digital, pero bajo ningún punto se debería intentar combinar ambos en una sola presentación.
Mis sugerencias en concreto:
- Realiza diapositivas que incluyan 3/4 items como máximo.
- Ayúdate de imagenes o iconos que apoyen visualmente cada uno de esos puntos
- En el caso de necesitar realizar explicaciones detalladas o extensas, realizarlas de manera verbal, utilizando algún diagrama o item como apoyo visual, pero bajo ningún concepto se deberia incluir esta explicación textual en una diapositiva.
- Realizar un documento o presentación complementaria que incluya las anotaciones o explicaciones que fueron realizadas de manera verbal, para ser enviado a la audiencia posteriormente.
- Evita la cantidad excesiva de diapositivas durante tu presentación: para eso estará el documento complementario 🙂
Recuerda: a través de una presentación se busca transmitir información (y que la misma perdure en la memoria), que es muy diferente al hecho de simplemente entregar contenido.
- Evita realizar spoilers de contenido
Imagina que existe una serie de items que deseas presentar uno por uno, que se encuentren inter-relacionados uno con el otro o que presenten alternativas a cierta cuestión que se esté debatiendo.
En el caso de mostrarlos todos al mismo tiempo, podría hacer que la audiencia se precipite a dejar de prestar atención a la explicación actual, y ya se esté adelantando a leer o pensar sobre el siguiente item.
Un buen recurso para evitar el spoiler de los items siguientes, es hacerlos aparecer en pantalla de manera progresiva con una animación simple, a medida que se termina de explicar o debatir sobre el item anterior. De esta manera, se hace foco en el item que se está presentando, y se desconoce lo que sigue.
- Identifica cuál es el mensaje principal, e incluye repeticiones
Cual será el mensaje o pieza de información que buscas que tu audiencia recuerde luego de tu presentación?
Es importante saber que no todas las personas van a considerar relevante la misma diapositiva que nosotros teníamos en mente, y por ende, pueden entender como mensaje principal algun sector aleatorio de la presentación, o peor aún, que el mensaje principal se diluya en el resto de las diapositivas y nada en absoluto quede en su memoria.
Afortunadamente, existen recursos que podemos utilizar para aumentar la probabilidad de que la audiencia se lleve el mensaje que queremos transmitir.
Uno de ellos, es el de repetición: incluir el mismo mensaje de manera estratégica en distintos slides. De esta manera, estas reforzando un concepto con el que la audiencia tiene cierta familiaridad, en lugar de introducir nueva información en cada slide. Se puede observar en la siguiente imagen cómo el mensaje principal se introduce apenas comienza la presentación, se refuerza durante el desarrollo de la misma, y al final se utiliza como parte de la conclusión luego de haber explorado la solución.
Además de repetir este contenido, un recurso válido tambien es diferenciarlo por sobre el resto de las diapositivas: esto puede realizarse incluyendo algún color que llame la atención notablemente con respecto a las diapositivas anteriores, o bien alguna topografía o imagen diferente.
- Utiliza imágenes sin fondo: por algo existe el formato .png!
Si el consejo del item n°4 te parece válido, y vas a utilizar slides oscuros, con mucha más razón tendrás que encontrar imágenes o iconos que no tengan fondo. Es un pequeño detalle que estéticamente aporta una gran diferencia al diseño de tu presentación.
Algunos recursos para encontrar este tipo de imágenes de manera más simple:
- A través de la sección “Imágenes” en Google, en el menú “Herramientas” contás con la opción de seleccionar color “Transparente”. De esa manera, las imágenes que devuelva el resultado de la búsqueda serán en formato .png.
- Sitio web de iconos gratis: flaticon. Estos son iconos de una gran calidad, todos siguiendo el mismo estilo de diseño.
- Sitio web de ilustraciones: storyset. Si buscas representar alguna escena o situación, este sitio es un buen recurso para encontrar ilustraciones que siguen un mismo diseño.
🌟 Bonus track 🌟 – Llegó el momento de presentar!
- Promueve la participación
Al promover la participación de la audiencia, no sólo los mantienes atentos y enganchados a tu presentación, sino que también obtienes feedback instantáneo de su percepción de lo presentado hasta el momento.
Dependiendo de la cantidad de personas frente a la que estés presentando, sugiero promover la participación de distintas maneras:
- Menos de 10 personas: Se puede simplemente preguntar si alguien tiene alguna pregunta o comentario hasta el momento, a medida que se avanza con la presentación (no solamente al final). Dado que el grupo es reducido, se puede tener este nivel de personalización. Incluso,
- Más de 10 personas: Dado el número elevado de asistentes, si bien es posible preguntar directamente a la audiencia es probable que no se consiga atender las preguntas en su totalidad, o bien que la audiencia misma se encuentre más reticente a levantar la mano, por ser parte de un grupo mucho mayor de personas. En este caso, existen recursos para promover la participación de manera que se ajuste a un grupo más numero: Tal es el caso de Mentimeter o Kahoot, que permiten crear encuestas interactivas, nube de ideas, o surveys rápidos para obtener feedback instantaneo de un número elevado de personas.
- Administra correctamente el tiempo
Si estás presentando de manera remota, no es de agrado para nadie tener que culminar la reunión sin haber terminado de presentar todo, o peor aún, teniendo que extender 10 o 15 minutos para terminar de presentar de manera apresurada las diapositivas que falten.
Si contas con una hora de tiempo, planea tu presentación de manera acorde para 45 minutos de duración. Si contas con dos horas, planea una hora y media de contenido. Siempre hay tiempo de reunión que no está destinado puramente al contenido, sino a introducciones de personas, preguntas que surgen en el medio, entre otras. Además, siempre está bueno contar con unos minutos extra para darle un cierre al contenido y definir próximos pasos, en lugar de terminar abruptamente y tener que despedirse de inmediato sin llevar a cabo un cierre formal.
Si en el mejor de los casos sobra tiempo al final de reunión, nadie se lo tomará a mal… por el contrario, te lo agradecerán! Ese es tiempo valioso que pueden usar las personas para prepararse para otra reunión.
- PREPARACIÓN 💪🏻
Último y no menos importante: Preparación!
Una presentación que consiga llegar a la audiencia, requiere de mucho tiempo de preparación. Al crear una serie de diapositivas teniendo en cuenta todos los puntos anteriores, notarás que puede llevar como mínimo 4 veces el tiempo que dura la presentación del contenido (sin incluir el tiempo de estudio del contenido de las mismas). Este es un punto innegociable si realmente quieres generar un impacto en la audiencia y transmitir el mensaje correcto, de manera que perdure en sus memorias.
Conoces algún otro punto que no haya sido mencionado y consideras de gran valor a la hora de realizar presentaciones para que estas tengan un alto impacto en la audiencia? Dejamelo saber en los comentarios! ✍🏻